Cómo facturar tus ventas en línea con CFDI sin volverte loco
Qué datos pedir al cobrar, cuándo va la factura global, qué pasa con las comisiones de la pasarela y qué poner en tu página para que nadie te escriba a pedir factura.
Abriste la tienda en línea, llegaron los primeros pedidos y todo iba bien hasta que entró este correo: «Hola, ¿me puedes facturar mi compra del día 3? Mi RFC es…». Y nada más. Ni nombre completo, ni código postal, ni para qué la quiere.
Ahí empieza el ir y venir. Le contestas pidiendo los datos, te los manda a medias, se los pasas a tu contador, tu contador te pregunta con qué forma de pago se cobró. Una factura que debería salir en dos minutos te quita media mañana.
Facturar ventas en línea no es más difícil que facturar en mostrador. Lo que cambia es que no tienes al cliente enfrente para preguntarle. Tu página tiene que preguntar por ti.
Los datos que necesitas para cada factura
Con CFDI 4.0, para facturarle a alguien con sus datos necesitas cinco cosas, y tienen que coincidir con su constancia de situación fiscal:
- RFC
- Nombre o razón social, escrito tal como aparece en la constancia (sin «S.A. de C.V.» si la constancia no lo trae así)
- Código postal de su domicilio fiscal
- Régimen fiscal
- Uso del CFDI, es decir, para qué va a usar la factura
Si un dato no coincide, el sistema rechaza la factura. Por eso el «Mi RFC es…» no alcanza: con el puro RFC no puedes timbrar nada.
Pide los datos en el momento de la compra
Te ahorras casi todo el problema si el cliente da sus datos cuando paga, no tres semanas después.
En la página de pago basta una casilla: «¿Necesitas factura?». Si la marca, se abren los campos de arriba. Si no la marca, sigue comprando sin llenar nada extra. Así no le complicas la compra a quien no factura, que en muchos negocios es la mayoría.
Dos detalles que ayudan:
- Pon el régimen fiscal y el uso del CFDI como menú desplegable, no como campo libre. Nadie se sabe de memoria que su régimen es «626».
- Agrega una línea corta que diga: «Copia los datos exactamente como vienen en tu constancia de situación fiscal». Parece obvio y te evita rechazos.
Con eso, cada pedido que necesita factura llega con todo lo que tu contador va a pedirte. Lo puede timbrar sin escribirte.
Lo que vendiste sin factura: la factura global
Si una clienta en Guadalajara te compra unas tazas y no pide factura, esa venta igual se reporta. Para eso existe la factura global: un CFDI que junta las ventas al público en general de un periodo y se emite con el RFC genérico XAXX010101000.
Cada cuánto se emite y con qué datos depende de tu régimen. Eso lo define tu contador. Lo que te toca a ti es tenerle a la mano la lista de ventas sin factura del periodo, con fecha, monto y forma de pago. Casi cualquier tienda en línea te deja descargarla en una hoja de cálculo.
Ojo con un caso que pasa seguido: alguien compra sin pedir factura y la pide después. Si esa venta ya entró en la factura global, hay que hacer un ajuste. Pregúntale a tu contador cómo lo maneja y hasta cuándo aceptas pedirla, para ponerlo por escrito en tu página.
Lo que llega a tu cuenta no es lo que vendiste
Si cobras con Mercado Pago, Stripe, Clip o Conekta, la plataforma se queda con su comisión y te deposita el resto. Vendiste $1,000, te llegan menos.
La factura al cliente va por los $1,000 que pagó, no por lo que te depositaron. La comisión es un gasto aparte, y la plataforma te da el comprobante de esa comisión. Si mandas a tu contador solo el estado de cuenta del banco, los números no le van a cuadrar.
Lo que funciona es mandarle cada mes tres cosas juntas: la lista de pedidos de tu tienda, el reporte de movimientos de la pasarela y el estado de cuenta. Con eso puede seguir cada peso desde el carrito hasta tu banco.
Otra cosa que conviene saber: también importa cómo te pagaron. La forma de pago va en la factura (tarjeta de crédito, débito, transferencia), así que tu tienda debe guardar ese dato en cada pedido.
Y si además vendes en un marketplace como Mercado Libre o Amazon, la plataforma puede retenerte impuestos antes de pagarte. Esas retenciones se toman en cuenta en tu declaración, así que guarda los comprobantes que te mande.
Autofacturación: cuando los pedidos ya no caben en un correo
Mientras vendas pocos pedidos al mes, mandar las facturas a mano está bien. Cuando una cafetería en Querétaro empieza a vender bolsas de café en línea y salen treinta pedidos a la semana, ya no.
Ahí entra la autofacturación: una sección de tu página donde el cliente escribe su número de pedido y sus datos fiscales, y la factura se genera y le llega por correo. Para eso necesitas un proveedor de timbrado (un PAC), o un sistema de facturación que ya trabaje con uno, conectado a tu tienda.
No es para todos. Tiene un costo mensual o por factura, y si vendes poco no se paga solo. Pero si hoy pasas horas a la semana contestando «¿me facturas?», haz la cuenta.
Lo que debe decir tu página sobre facturación
Muchas de las preguntas que te llegan se resuelven con un párrafo en la página de pago o en preguntas frecuentes. Algo así:
Facturación. Si necesitas factura, marca la casilla al pagar y llena tus datos como aparecen en tu constancia de situación fiscal. Te la enviamos por correo en un plazo de [X días hábiles]. Si se te pasó, puedes pedirla hasta [la fecha que defina tu contador] escribiendo a [email protected] con tu número de pedido.
Cambia los corchetes por lo que de verdad puedas cumplir. Un plazo que no cumples genera más correos que no poner plazo.
Usa un correo con el dominio de tu negocio para esto, no el personal. Las facturas se quedan en un solo lugar, y si un día alguien más te ayuda con ellas, no tienes que darle tu contraseña.
Qué te toca a ti y qué a tu contador
Tu contador decide el régimen, la periodicidad de la factura global, cómo se corrigen errores y cómo se declaran las comisiones. No intentes resolver eso con un video de YouTube.
A ti te toca que la información llegue completa: datos fiscales capturados al pagar, forma de pago registrada en cada pedido, reportes de la pasarela descargados cada mes. Si tu tienda hace eso sola, la facturación deja de ser el pendiente que se acumula cada fin de mes.
Si estás por abrir tu tienda en línea o la que tienes no pide estos datos, vale la pena revisar cómo está armado el proceso de pago antes de que se junten los pedidos. En cheapweb hacemos sitios para negocios como el tuyo; puedes ver cómo quedaría tu sitio y decidir con calma.